เรื่องที่ควรเช็คกับออแกไนเซอร์

เรื่องที่ควรเช็คกับออแกไนเซอร์

สำหรับองค์กร บริษัทหรือแม้แต่กลุ่มคนที่กำลังมีแพลนอยากจัดงานอีเว้นท์ หรืองานเปิดตัวสินค้า ซึ่งแน่นอนว่ามันไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง เพราะฉะนั้นการจ้างบริษัทรับจัดงงานอีเว้นท์หรือออแกไนเซอร์ ให้มาช่วยในเรื่องเหล่านี้ก็เป็นอีกหนทางที่สะดวกสบาย เพราะได้คนที่เชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าวมาทำงานให้

แต่บางบริษัทหรือองค์กรนั้นอาจจะไม่รู้เรื่องมาก่อนว่าออแกไนเซอร์นั้นเขาจะจัดการในเรื่องไหนของงานอีเว้นท์ให้บ้าง ในวันนี้เราได้ลิสต์เรื่องที่ควรเช็คกับออแกไนเซอร์มาฝาก ซึ่งจะเป็นเรื่องหลัก ๆ ที่เราควรโฟกัสทั้งนั้น โดยมีดังต่อไปนี้

โครงสร้างและอุปกรณ์

ทั้งอุปกรณ์ โครงสร้าง เวที แสง สี เสียง เราสามารถตกลงหรือดีลกับออแกไนเซอร์ในเรื่องของ โครงสร้างและอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นภายในงานอีเว้นท์ของเราให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นการติดตั้ง รื้อถอน การเตรียมอุปกรณ์ทั้งเครื่องแสง แสงสี ไฟ และโครงสร้างของกิจกรรมในงานทุก ๆ จุด แจ้งให้ทางออแกไนเซอร์เตรียมการให้ในเรื่องนี้ทั้งหมด

สตาฟ

สตาฟ หรือเจ้าหน้าที่ดูแลส่วนต่าง ๆ เมื่อมีอุปกรณ์ที่ทางออร์แกไนเซอร์จัดมาให้แล้ว ก็ควรจะต้องมีเจ้าที่หรือทีมงานที่คอยควบคุม ดูแลการทำงานตรงจุดนี้ด้วย เผื่อเวลามีอะไรผิดพลาดขึ้นมาก็จะสามารถแก้ไขสถานการณ์ได้ทันเวลา อย่างเช่นโซนกิจกรรม Stage Manager ที่คอยดูแลควบคุมบริเวณนั้น รวมไปถึงสตาฟที่จะดูแลประจำจุดต่าง ๆ ภายในงานด้วยเช่นกัน เราสามารถให้ออแกไนเซอร์จัดเตรียมทรัพยากรคนเหล่านั้นไว้ด้วย

ช่างภาพ / วิดีโอ

ถ้าเกิดว่าเรานั้นอยากมีตัวคอนเทนต์เพื่อที่จะโปรโมทตัวงานด้วยล่ะก็ การตกลงให้มีทีมช่างภาพไว้คอยเก็บภาพบรรยากาศก็สำคัญเช่นกัน เราสามารถคุยกับออแกไนเซอร์ให้เตรียมทีมงานฝ่ายนี้เอาไว้ด้วยก็ได้ เพื่อที่ทางออแกไนเซอร์จะได้เตรียมหาให้ทัน อาจจะสามารถแจ้งจำนวนตามขนาดของงานได้เช่น ถ้ามีงานแบ่งเป็นห้องหลาย ๆ ห้องเพื่อสัมมนาก็อาจจะจ้างทีมงานมากกว่า 2 คนขึ้นไป เพื่อให้สามารถเก็บภาพบรรยากาศต่าง ๆ ได้ครบถ้วน

การออกแบบ หรือ Graphic Design

ในเรื่องของงานดีไซน์ออกแบบหรือกราฟิกต่าง ๆ ภายในงาน เราสามารถให้ทางออแกไนเซอร์จัดการส่วนนี้ได้ ตัวอย่างเช่น โปรเตอร์งาน, Backdrop หรือ Visual บนเวทีที่จะเกิดขึ้น ถ้าทางออแกนไนเซอร์ดูแลส่วนนี้ให้ด้วย ทุก ๆ อย่างจะครบจบให้เจ้าเดียว แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นงานออกแบบต่าง ๆ จะต้องคุยรายละเอียดให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่ายก่อน

ทั้งหมดนี่คือเรื่องที่ควรเช็คกับออแกไนเซอร์ในงานจัดงานอีเว้นท์หรืองานเปิดตัวสินค้า ซึ่งมีแต่เรื่องที่เราควรที่จะโฟกัสหรือให้ความสำคัญกับมัยทั้งนั้น เพราะการจัดงานอีเว้นท์นั้นสามารถมีข้อผิดพลาดได้เสมอ แต่ถ้าเราได้ทีมออแกไนเซอร์ที่ดี เราก็จะสามารถผ่านปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น และสามารถมีงานอีเว้นท์ที่สมบูรณ์แบบได้

แหล่งที่มา : https://www.zipeventapp.com

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *