ปัญหาหน้างานที่เหล่าออแกไนซ์ต้องระวัง

ปัญหาหน้างานที่เหล่าออแกไนซ์ต้องระวัง

ก่อนที่จะเกิดงานอีเว้นท์หขึ้นมาได้ การเตรียมความพร้อมถือว่าเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ๆ บางงานอีเว้นท์ก็มีการวางแผนกันมาหลายเดือน บางงานแทบจะเป็นปีเลยด้วยซ้ำ เพื่อให้งานออกมาดีและป้องกันความผิดพลาดหรือปัญหาต่าง ๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นหน้างานได้ ซึ่งปัญหาหน้างานที่เราพูดถึงก็สามารถเป็นได้ทั้งเรื่องเล็ก ๆ ไปจนถึงเรื่องใหญ่ ๆ เลย

แต่ถึงแม้ว่าจะเตรียมความพร้อมมาดีแค่ไหน ปัญหาหน้างานที่เหล่าออแกไนซ์ไม่อยากให้เกิดก็มีสิทธิ์ที่จะเกิดขึ้นได้เสมอ เพาะฉะนั้นเราเลยถือโอกาสนี้รวบรวมปัญหาที่เหล่าผู้จัดอีเว้นท์ควรระวัง เพื่อที่จะรับมือได้ทัน ถ้าหากว่าปัญหาเหล่านี้ได้เกิดขึ้นหน้างานจริง ๆ จะได้แก้ไขสถานการณ์เฉพาะหน้าได้อย่างถูกต้อง

ปัญหาสัญญาณ Wifi / Internet

ในยุคนี้ที่ทุกอย่างขับเคลื่อนด้วยสัญญาณอินเทอร์เน็ต หรือสัญญาณ Wifi ถ้าสถานที่จัดงานอีเว้นท์ที่เราเลือกใช้เกิดเหตุการณ์ขัดข้องทางสัญญาณไวฟายขั้นมาล่ะก็ ระบบต่าง ๆ น่ารวนไปตาม ๆ กัน เพราะฉะนั้นเช็กให้รอบคอบว่าถ้าเกิดสัญญาณไวฟายขัดข้อง เราจะมีแผนสำรองคอยซัพพอร์ตหรือไม่ อย่างเช่นการเตรียม Pocket Wifi ไว้ในกรณีที่อินเทอร์เน็ตมีปัญหาก็เป็นอีกตัวเลือกหนึ่งที่ดี

ปัญหา การสื่อสาร

สำหรับออแกไนซ์ท่านใดที่มีการติดต่อกับ Outsource ในด้านต่าง ๆ แน่นอนอยู่แล้วว่าจะต้องมีการประชุมและบรีฟกันก่อนที่งานจะเริ่ม แต่สิ่งที่ต้องระวังคือความเข้าใจที่มุกคนควรจะต้องได้รับสารที่เหมือนกัน พยายามตรวจสอบให้ดีว่าสิ่งที่เราต้องการสามารถสื่อไปถึง Outsource เหล่านั้นได้อย่างถูกต้อง จะได้ไม่มีอะไรผิดพลาดเมื่องานเริ่มขึ้นแล้ว

ปัญหาข้อมูล / Data

บางงานอีเว้นท์ที่มีการขายบัตรหรือลทะเบียนก่อนเข้างาน การเก็บข้อมูลและประวัติการลงทะเบียนของผู้เข้างานถือว่าสำคัญมากก่อนที่งานจะเริ่ม เพราะถ้าเกิดเหตุขัดข้องมีคนลืมนำบัตรเข้างานมา เราจะได้ตรวจสอบได้ ยิ่งการเก็บข้อมูลในยุคดิจิตอลก็ยิ่งง่ายและสะดวกมากขึ้น ผู้จัดสามารถใช้บริการขายบัตรและลงทะเบียนออนไลน์ผ่านช่องทางต่าง ๆ ได้มากมาย

ปัญหาสตาฟ / เจ้าหน้าที่

อีกหนึ่งปัจจัยที่ควบคุมได้ยากก็คือ คน นั่นแหละ แต่ละคนก็มีนิสัยไม่เหมือนกัน บางคนอาจจะผ่านการทำงานสตาฟหรือเหน้าที่ประจำบูธมาเยอะ แต่บางคนก็อาจจะยังไม่มีประสบการณ์มากนัก เหล่าออแกไนซ์ควรจะต้องบรีฟงานพวกเขาให้รอบคอบเสียก่อน ทั้งหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบและรวมไปถึงข้อมูลรายละเอียดอื่น ๆ ภายในงานเมื่อผู้เข้าร่วมงานเดินมาถาม สตาฟเหล่านี้จะได้ตอบทุกคำถามได้อย่างไม่ติดขัด

ปัญหา สถานที่

เชื่อว่าสถานที่จัดงานก็มีโอกาสที่จะทำให้เราเกิดปัญหาหน้างานได้เช่นกัน เราอาจจะมีการวางแผนมาอย่างดีแล้วว่าจุดไหนห ตำแหน่งไหน จะเป็นอย่างไร แต่ ณ วันงาน อะไรก็สามารถเกิดขึ้นได้ สิ่งที่เราวางแผนไว้อาจจะไม่ได้เป็นไปตามที่คิด พื้นที่ตรงนั้นอาจมีงานอื่นชนกัน หรือขนาดพื้นที่อาจจะเล็ก หรือมองหายาก การจัดการปัญหาตรงนั้นก็ขึ้นอยู่กับไหวพริบของแต่ละคน เพราะฉะนั้นมีแผนสำรองไว้ก็ไม่เสียหาย

ไม่ว่าจะผ่านการจัดงานอีเว้นท์มามากมายนับไม่ถ้วน ประสบความสำเร็จบ้าง เฟลบ้างปะปนกันไปแต่เชื่อว่าทุก  ๆ ครั้งผู้จัดงานอีเว้นท์ก็จะได้เรียนรู้อะไรติดตัวกลับมาเสมอเพื่อที่จะนำกลับมาพัฒนาต่อ ๆ ไปให้ดีขึ้น

แหล่งที่มา : www.zipeventapp.com

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *