Events Management ทำอะไรบ้าง

Events Management ทำอะไรบ้าง

อีเว้นท์ เป็นสิ่งที่อยู่รายรอบในชีวิตพวกเราทุกเวลาตั้งแต่เริ่มเดินออกจากบ้าน มาทำงานมีประชุม มีอบรม ตามห้างร้านมีโปรโมชั่นเล็กใหญ่ ไปดูคอนเสิร์ต ไปงานแต่งงาน งานวันเกิด กิจกรรมการกุศล งานวัดงานบุญบ้าน งานเลี้ยงสังสรรค์ พลาดไม่ได้คืองานแสดงสินค้าที่เรียกว่า มหกรรมตามห้าง ตามศูนย์สินค้า เสมือนว่าชีวิตนี้ อีเว้นท์เกือบกลายเป็นลมหายใจเข้าออกของคนยุคนี้ไปโดยไม่รู้ตัว

ไม่เว้นแม้แต่ในยุคที่มีการระบาดของโควิด-19 วงการอีเว้นท์เองก็มีการพัฒนาตามเช่นกัน นั่นก็คือการจัดอีเว้นท์ออนไลน์ เรียกได้ว่าในตอนนี้ถึงแม้จะอยู่บ้านก็สามารถเข้าร่วมงานอีเว้นท์ต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดาย ซึ่งการจัดอีเว้นท์นั้นต้องมีหลายอย่างที่ต้องทำ รวมไปกันถึง Events Management ด้วย

คนทำงานอีเว้นท์ ต้องทำอะไรบ้าง และทำไมต้อง Events Management

อะไรคือสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

เป็นขั้นตอนแรกๆเลย คือการคุยกับลูกค้าสิ่งที่ลูกค้าต้องการ เราพูดคุยเพื่อให้รู้ถึงสิ่งที่ลูกค้าต้องการ จะได้นำมาใช้ในการสร้างสรรค์งานให้ตรงตามที่ลูกค้าต้องการเต็มร้อย หรือตรงมากที่สุด ตรงนี้หากเป็นบริษัทใหญ่ เขาจะมีคนทำหน้าที่ Account Executive หรือ ผู้บริหารงานลูกค้า เป็นคนกลางในการประสานงานระหว่างลูกค้า กับบริษัท หมายรวมถึงทีมงาน หาลูกค้าใหม่ การเปิดลูกค้าเข้าบริษัท อาจร่วมกับเซลล์ รับบรีฟงาน ดูแลเอกสาร ควบคุมงบประมาณ ประสานงาน พรีเซนต์งาน อัพเดทงาน การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การตอบคำถาม เป็นที่ปรึกษา เจรจาต่อรอง ตรวจงาน ควบคุมคุณภาพงาน ควบคุมตารางเวลา รวมรวมรีพอร์ท ตามเก็บเงิน และปิดงาน งานนี้ต้องดูแลผลประโยชน์ของทั้ง 2 ฝ่าย

รูปแบบการจัดงานที่ไม่ซ้ำใคร

ตรงนี้คือการคิดออกแบบงาน ที่ต้องพยายามอย่างที่สุดเพื่อให้รูปแบบงานออกมาไม่เหมือนงานคนอื่นหรือคู่แข่ง ใหม่เก๋และก้าวหน้ากว่างานที่เคย ๆ เห็นมา จะใช้ไอที เทคโนโลยี่ ดารา หรืออะไรทั้งหลาย ก็คิด ๆ ออกมา โดยส่วนนี้ บริษัทใหญ่ ๆ จะมีทีมครีเอทีฟ อาร์ตไดเร็กเตอร์ กราฟิคดีไซน์เนอร์ หรือดีไซน์เนอร์สาขาต่าง ๆ ที่ทีมงานอยากเรียกใช้ ทุกคนมาทำงานร่วมกันเพื่อสร้างแผนงาน วาดรูปทำข้อมูลทุกอย่าง เสนองานกลับไปให้ขายงานลูกค้าดู ผ่านฝ่าย AE  และครีเอทีฟ

งบประมาณและช่วงเวลางานกับลูกค้า

ตรงนี้ถามว่าตอนเรียนเลขเรียนบัญชีมาเอามาใช้ได้เลย (ส่วนนี้ บริษัทใหญ่จะมีคนดูแล คือ โปรดิวเซอร์ และโค โปรดิวเซอร์ ร่วมงานกัน เอาไอเดียที่ทีมครีเอทีฟคิดมาสร้างเป็นงานจริง) ทั้งนี้ก็จะมีการแยกไปตามส่วนงานคือ การหาสถานที่ ติดต่อ และหาซัพพลายเออร์ ต่อมาก็ เจรจาราคากับซัพพลายเออร์และผู้รับเหมา ได้สถานที่ก็จอง หาอุปกรณ์และวัสดุแม้แต่อุปกรณ์ สิ้นเปลืองเล็กน้อยที่ใช้หน้างาน ก็ต้องคิดสะระตะรวมให้หมด ให้พลาดน้อยที่สุด

ดูแลงานปลีกย่อย

บางส่วนเราจ้างและ ต้องดูแลผู้รับเหมางานย่อยเช่น ฝ่ายอาหาร ฝ่ายสถานที่จอดรถ กำจัดขยะรักษาความสะอาด และฝ่ายรักษาความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้เป็นข้อปลีกย่อยที่เราต้องดูแลหมดทุกองค์ประกอบที่จะเป็นตัวงานวันนั้น

โปรโมทงาน

ส่วนการโฆษณาเผยแพร่กิจกรรม หากเป็นบริษัทใหญ่จะมีคนดูแล แต่ถ้าทำเองคนเดียวเรา ก็ต้องหาสื่อ ติดต่อสื่อ เขียนบทความ Press Release หรือแม้แต่การทำใบปลิว การทำ content สื่อออนไลน์

แผนที่วางไว้รัดกุม

เมื่อถึงเวลางาน “making sure that everything runs smoothly on the day” เป็นเสี้ยวเวลานาทีที่ สำคัญมาก ทำอย่างไรให้ทุกอย่าง ทำงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น การมีทักษะในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างไม่ตื่นตระหนก มีประโยชน์เป็นอย่างมากในตอนนี้ ขอเสริมว่า ปัจจุบันการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านสุขภาพความปลอดภัยและการประกันภัย นั้นเป็นมาตรฐานที่เป็นสากลข้อหนึ่งในยุคปัจจุบัน

การจัดการทีม

ตั้งแต่ต้นจนจบ ทำอย่างไรให้ทุกอย่างทำงานได้อย่างประสานสอดคล้อง ตามแผน และตามเป้า ตามกำหนดเวลา และตามทรัพยากรที่มี ให้ลูกค้าได้รับความพอใจที่สุด แม้ว่างานจะสั้นยาวแค่ชั่วโมง หรือเป็นอาทิตย์ มาตรฐานต้องเหมือนกันเป๊ะ

แหล่งที่มา : swisseducation.ac

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *