จัดเตรียมอุปกรณ์อย่างไรให้เข้ากับงานอีเว้นท์

หนึ่งในสิ่งสำคัญที่ขาดไม่ได้เลยสำคัญงานอีเว้นท์นั่นก็คือ อุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จ้องใช้ในงานอีเว้นท์นั่นเอง เพราะหากขาดอุปกรณ์เหล่านี้ไป อาจทำให้งานอีเว้นท์ของคุณไม่สามารถเป็นไปอย่างราบรื่นได้ ซึ่งในแต่ละงานก็จะมีการเตรียมอุปกรณ์ที่ต่างกัน เพื่อให้เข้ากับงานนั้น ๆ โดยในวันนี้เราจะบอกกันในเรื่อง จัดเตรียมอุปกรณ์อย่างไรให้เข้ากับงานอีเว้นท์

ก่อนเตรียมการจัดงาน

อันดับแรกเราจำเป็นต้องคิดภาพงานขึ้นมาในหัวก่อนว่า อยากได้งานออกมาแบบไหน อย่างงานเลี้ยงหลังตีกอล์ฟ งานมอบรางวัลต่าง ๆ หรืออาจจะเป็นงานส่วนตัว เพื่อจะได้ช่วยให้การเลือกลักษณะการวางแผนผังเบื้องต้นรวมไปถึงอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง แต่ถ้าหากคิดไม่ออกจริง ๆ โดยอาจจะลองเปิดภาพตัวอย่างดูจากในเว็บไซต์เพื่อนำมาเป็นแบบอย่างในการช่วยตัดสินใจได้อีกแรงหนึ่ง

รายการสิ่งที่ควรเตรียมในการจัดงาน

• งานจัดที่ไหน สถานที่เป็นอย่างไร จัดภายในหรือภายนอกอาคาร
• งานจัดวันที่เท่าไหร่ เวลาไหน
• จำนวนแขกที่จะมาร่วมงาน
• การเรียงชื่อแขกตามตัวอักษร
• เขียนชื่อแขกคนสำคัญแยกออกมา
• ข้อมูลของแขกที่สามารถติดต่อได้
• งบประมาณในการจัดงาน
• มีสิ่งบันเทิงภายในงานหรือไม่
• มีวิทยาหรือไม่
• ต้องจ้างช่างภาพหรือตากล้องหรือไม่

หลังจากมีรายการที่ควรเตรียมสำหรับการจัดงานแล้วนั้น จะเป็นการเลือกอุปกรณ์ หากเป็นงานที่เน้นในส่วนของชี้แจงข้อมูล หลัก ๆ ที่ต้องเตรียมก็คือ จอฉายภาพ เครื่องขยายเสียง ไมโครโฟน ถ้าเป็นทางการหน่อยก็จะมีโพเดียมเพิ่มเข้ามา ควรมีเจ้าหน้าที่ทางเทคนิคเข้ามาดูแลเป็นพิเศษด้วย แต่ถ้าหากเป็นงานทั่วไปอย่างงานเลี้ยง จำเป็นต้องเป็นทางการมาก เพียงมีสิ่งบันเทิงให้ผู้ร่วมงานรู้สึกสบายและสนุกสนานก็เพียงพอ

สิ่งที่อาจต้องใช้ในการจัดงาน

• เครื่องขยายเสียงอย่างลำโพง
• โบรชัวร์หรือแผ่นพับ
• โปสเตอร์ และแบนเนอร์
• ของชำร่วยต่าง ๆ
• ของประดับตกแต่ง
• การทำภาพวีดิโอที่เกี่ยวข้อง

การจะให้งานออกมาดี จำเป็นต้องจับตาดูความเคลื่อนไหวภายในงานตลอดเวลา เพื่อสามารถควบคุมสถานการณ์ได้ทันท่วงทีเมื่อเกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้น อย่างเช่น การจดบันทึกว่ามีแขกคนไหนมาถึงแล้วบ้าง และใครยังไม่มา เพื่อสำรวจแขกทั้งหมด ให้อยู่ในการควบคุมของทีมงาน และที่สำคัญอย่าลืมเบอร์โทรสำหรับติดต่สายด่วนไว้เพื่อกรณีฉุกเฉิน

แหล่งที่มา : www.decidet.org