10 เทคนิคที่ทำให้อีเว้นท์ประสบความสำเร็จ

10 เทคนิคที่ทำให้อีเว้นท์ประสบความสำเร็จ

งานอีเว้นท์ในประเทศไทยมีการจัดขึ้นอยู่ตลอดทั้งปี แต่ใช่ว่าทุกงานจะประสบความสำเร็จ นั่นจึงเป็นสิ่งที่ออแกไนซ์จะต้องคิดว่าทำอย่างไรให้งานอีเว้นท์ที่ถูกจัดออกมาประสบความสำเร็จ ซึ่งในวันนี้เราก็มี 10 เทคนิคที่ทำให้อีเว้นท์ประสบความสำเร็จมาฝากกัน โดยมีดังต่อไปนี้

รู้จุดประสงค์ของงานที่แท้จริง

มันแน่นอนอยู่แล้วว่าทุกงานอีเว้นท์ก็จะมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน เพื่อให้การจัดอีเว้นท์เป็นไปได้ด้วยดี เราควรจะต้องรู้จุดประสงค์ของการจัดงานในครั้งนั้น ๆ เสียก่อน เพราะถ้าหากหลงทางตั้งแต่เริ่มต้นก็อาจทำให้งานอีเว้นท์ออกมาไม่ดีเท่าที่ควร หรือผิดวัตถุประสงค์ที่ลูกค้าต้องการไปเลย ดังนั้นก่อนเริ่มคิด เริ่มลงมือทำ ควรตีโจทย์ให้แตก จุดประสงค์ที่แท้จริงของการจัดงานครั้งนี้คืออะไร และอะไรคือผลลัพธ์ที่ลูกค้าต้องการจากงานนี้

ให้ความสำคัญกับการวางแผน

เหล่าออแกไนซ์ก็คือนักวางแผนอยู่แล้ว ซึ่งรู้กันอยู่แล้วว่าการวางแผนล่วงหน้าเป็นสิ่งสำคัญ และเป็นสิ่งที่ควรทำ โดยส่วนจะใช้สมองของตัวเองเป็นตัววางแผนและช่วยจำ แต่มีไม่กี่คนที่จะเขียนมันออกมาเป็นแผนงาน ออแกไนซ์ที่ดีควรวางแผนและเขียนออกมา เพื่อเป็นการย้ำเตือน ทบทวนสิ่งที่ตกหล่น และที่สำคัญทีมงานคนอื่นจะได้สามารถสานต่อได้จากแผนงานนั้น ๆ

ตั้งงบประมาณที่มีการเผื่อเหลือเผื่อขาด

การวางงบประมาณสำหรับการจัดงานทุกครั้ง ควรมีเงิน 1 ก้อนไว้สำหรับค่าใช้จ่ายที่ยังมองไม่เห็น เพื่อป้องกันเหตุเฉพาะหน้าที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ในวันที่จัดงานฝนทำท่าจะตก เป็นเหตุให้ต้องย้ายสถานที่จัดงานโดยด่วน ซึ่งทั้งหมดนี้ล้วนมีค่าใช้จ่ายทั้งนั้น

ลงลึกทุกรายละเอียดงาน

ออแกไนซ์ ต้องสามารถหลับตาและจินตนาการถึงเหตุการณ์ทุกอย่างภายในงานได้อย่างชัดเจน ตั้งแต่ก้าวแรกที่เดินเข้างานจนกระทั้งก้าวสุดท้ายที่เดินออกจากงาน ทุก ๆ รายละเอียดที่ผู้ร่วมงานจะได้สัมผัส ล้วนเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความประทับใจ ซึ่งก่อให้เกิดการจดจำเกี่ยวกับงานนั้น ๆ

ศึกษาเรื่องสถานที่ และมีแผนสำรอง

สถานที่จัดงานคือหัวใจหลัก ในฐานะออแกไนซ์ควรต้องไปดูสถานที่ด้วยตัวเองก่อนหน้าการตัดสินใจเลือกสถานที่ เพราะบางสถานที่อาจจะดูสวยในรูปภาพ แต่สถานที่จริงอาจจะไม่พร้อม ด้วยจำนวนของห้องน้ำสำหรับแขก การโหลดของเข้า-ออกระหว่างการติดตั้งงาน หรือบางทีแอร์ไม่เย็น นอกจากศึกษาเรื่องสถานที่แล้วควรมีแผนสำรองในกรณีเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิดอื่น ๆ เอาไว้ด้วย

กระจายหน้าที่ความรับผลิตชอบ

หลังจากที่วางแผนงานเรียบร้อย ออแกไนซ์ที่ดีควรกระจายหน้าที่ให้แต่ละส่วนรับผิดชอบและมีการรายงานความคืบหน้าเป็นระยะ ๆ เพราะถ้าเก็บงานไว้ทำคนเดียวทั้งหมด ก็จะทำอะไรไม่เสร็จสักอย่าง แถมยังมีโอกาสสูงในการที่จะลืมทำบางอย่างด้วย

รู้กลุ่มเป้าหมายที่แน่ชัด

หากรู้ว่าใครคือกลุ่มเป้าหมายของงานที่แน่ชัด ออแกไนซ์ก็สามารถศึกษาได้ว่าอะไรคือสิ่งที่กลุ่มนี้ชอบหรือไม่ชอบ สื่อไหนที่คนกลุ่มนี้เสพเป็นประจำ ภาษาหรือวิธีการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับคนกลุ่มนี้ เพราะถ้าเข้าถึงคนกลุ่มนี้ได้ถูกทางแล้วละก็ ความสำเร็จอยู่แค่ปลายนิ้ว

ให้ความสำคัญกับงานบริการ

ถึงแม้ว่าเราและทีมงานจะเหนื่อยล้าเพียงใด การบริการยังคงต้องคงอยู่ตลอดเวลา ทั้งกับลูกค้า กับแขกที่มาร่วมงาน กับศิลปิน และกับทุก ๆ คน พยายามช่วยเหลือ แก้ไขปัญหาในทุกสถานการณ์หากมีการร้องขอ เพราะท้ายที่สุดแล้วสิ่งที่ทุกคนจะจดจำคือความประทับใจในการให้บริการของเราและทีมงาน

เช็คความเรียบร้อยทุกอย่างก่อนหน้างาน 1 วัน

การ Recheck  ทุกอย่างเป็นสิ่งที่ควรกระทำก่อนหน้างานอย่างน้อย 24 ชม. หรือ 1 วัน เพราะหากมีความผิดพลาด หรือต้องแก้ไข อย่างน้อยยังมีเวลาอีก 24 ชม. เพื่อให้เราและทีมงานได้รีบดำเนินการปรับแก้ เพื่อให้งานออกมาสมบูรณ์แบบ

มีการประเมินทุกครั้ง

ออแกไนซ์ส่วนใหญ่หลังจบงานก็จะรู้สึกเหนื่อยล้าพร้อมกับความรู้สึกมีความสุข ซึ่งเป็นการยากที่ออแกไนซ์เองจะมองเห็นหรือรับรู้ความรู้สึกของแขกที่มาร่วมงานว่าเค้าเหล่านั้นรู้สึกอย่างไร ดังนั้นการทำแบบสอบถามเพื่อวัดประเมินผลจึงเป็นประโยชน์อย่างมากในการนำกลับมาเพื่อพัฒนาการจัดงานครั้งต่อไปให้ดียิ่งขึ้น

แหล่งที่มา : www.doubleklickevent.com

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *